Privacy
verklaring

Wie zijn wij?

MyShiftpilot is een vennootschap onder firma (vof) die software ontwikkelt en exploiteert voor personeels- en dienstroosterplanning. MyShiftpilot is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 99920360. Vestigingsadres: Jozef Israëlslaan 2, 3735 LN Bosch en Duin, Nederland. Privacyvragen kun je sturen naar info@myshiftpilot.nl.

Onze verschillende privacyrollen

Voor onze eigen website, aanmeldingen, contactverzoeken, beveiliging en eigen klantadministratie bepaalt MyShiftpilot zelf waarom en hoe persoonsgegevens worden verwerkt. Voor deze verwerkingen is MyShiftpilot verwerkingsverantwoordelijke.

Wanneer een klantorganisatie MyShiftpilot gebruikt om gegevens van eigen medewerkers te verwerken voor personeels- en roosterplanning, verwerkt MyShiftpilot die gegevens doorgaans in opdracht van die klantorganisatie. In die situatie is de klantorganisatie verwerkingsverantwoordelijke en is MyShiftpilot verwerker, voor zover de feitelijke verwerking daarmee overeenkomt.

Welke gegevens verzamelen wij?

• Bij aanmelding voor de proefperiode en bij contactverzoeken: naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam, KvK- en btw-nummer wanneer gevraagd, vestigingsadres, teamgrootte, type organisatie, pakketvoorkeur, berichtinhoud en bron van de aanmelding.
• Bij accounts: naam, e-mail, account-ID, organisatie, rol of rechten, instellingen en authenticatie- of sessiegegevens.
• Bij planning: medewerkersnaam, contact- en arbeidsgegevens, rol of functie, beschikbaarheid, diensten, rooster, verlof, ruilaanvragen, skills of kwalificaties, uren, kosteninformatie en — alleen wanneer die functie is gebruikt — HR- of contractdocumenten.
• Technische gegevens zoals IP-adres, user-agent, timestamps, audit- en securitylogs en technische requestinformatie.
• Wanneer je VICTOR gebruikt, kunnen je vraag en relevante context uit MyShiftpilot worden verwerkt om een antwoord of suggestie te genereren.

Waarvoor gebruiken wij jouw gegevens?

• Aanmeldingen en contactverzoeken: om je proefperiode klaar te zetten, zakelijke verzoeken te behandelen en een abonnement voor te bereiden. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst of het op jouw verzoek nemen van precontractuele maatregelen, en daarnaast ons gerechtvaardigd belang om verzoeken zorgvuldig te behandelen.
• Dienstverlening en accounts: om afgesproken dienstverlening te leveren en beheren. Grondslag: uitvoering van afspraken met een klant en/of ons gerechtvaardigd belang om gebruikers van die zakelijke klant toegang te bieden.
• Beveiliging: om misbruik te voorkomen, incidenten te onderzoeken en de integriteit van systemen te bewaken. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij beveiliging.
• Wettelijke administratie: voor zover nodig om aan een wettelijke verplichting te voldoen.

Wanneer een veld in een formulier als verplicht is gemarkeerd, hebben we die informatie nodig om het betreffende verzoek of de aanvraag te kunnen behandelen. Zonder die gegevens kunnen we het verzoek mogelijk niet verwerken.

Waar komen gegevens vandaan?

We ontvangen gegevens rechtstreeks van jou, van de klantorganisatie die een account of medewerker beheert, of uit een gekoppelde kalender wanneer die koppeling door een bevoegde gebruiker is geactiveerd. We kopen geen persoonsgegevens voor de website of aanmeldingen in.

Hoe lang bewaren wij jouw gegevens?

We bewaren gegevens uit aanmeldingen en contactverzoeken, accounts, beveiligingslogs en klantdata niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Een wettelijke bewaarplicht, beveiligingsnoodzaak of noodzaak voor een rechtsvordering kan een langere bewaring rechtvaardigen. Klant- en medewerkersdata die wij als verwerker verwerken, behandelen we volgens de afspraken met de klantorganisatie.

Delen wij jouw gegevens?

Ontvangers kunnen categorieën zijn zoals infrastructuur of hosting, opslag of database, zakelijke communicatie, beveiliging of logging, professionele adviseurs en autoriteiten wanneer dat wettelijk verplicht is. Een externe AI-provider of kalenderprovider ontvangt alleen gegevens wanneer die integratie is geactiveerd. Wij verkopen persoonsgegevens niet. Als persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, beoordelen we welke juridische waarborg voor die doorgifte vereist is en leggen we de benodigde afspraken vast.

Jouw rechten (AVG/GDPR)

• Inzage: je kunt opvragen welke gegevens wij van je hebben
• Correctie: je kunt onjuiste gegevens laten aanpassen
• Verwijdering: je kunt vragen jouw gegevens te wissen
• Bezwaar: je kunt bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen
• Overdraagbaarheid: je kunt een export van jouw gegevens opvragen

Je kunt ook beperking van verwerking vragen, toestemming intrekken wanneer die de grondslag is, en bezwaar maken. Stuur een verzoek naar info@myshiftpilot.nl. We behandelen privacyverzoeken binnen de termijnen die de AVG daarvoor voorschrijft. Bij gegevens die een klantorganisatie via MyShiftpilot verwerkt, kan die klantorganisatie verwerkingsverantwoordelijke zijn; wij ondersteunen die klant waar nodig.

Geautomatiseerde besluitvorming

VICTOR is bedoeld om informatie, samenvattingen en suggesties te geven. Het activeert geen autonome acties in MyShiftpilot en neemt geen besluit over een medewerker. De klantorganisatie en bevoegde gebruiker blijven verantwoordelijk voor ieder rooster- of werkgeversbesluit.

Cookies

Voor technische werking kunnen noodzakelijke cookies of browseropslag worden gebruikt, bijvoorbeeld voor sessies, authenticatie of technische configuratie. Persoonsgegevens uit mislukte contact- of aanmeldformulieren worden niet als fallback in localStorage opgeslagen. Niet-noodzakelijke tracking wordt niet vóór de vereiste toestemming geactiveerd.

AI en beveiliging

MyShiftpilot en VICTOR zijn ontworpen als ondersteuning bij planning en informatievoorziening. AI-uitkomsten moeten waar nodig door een gebruiker worden gecontroleerd. Een externe AI-koppeling is alleen aan de orde wanneer deze technisch is geactiveerd; voer geen bijzondere persoonsgegevens of onnodige medewerkerscontext in een AI-vraag in. MyShiftpilot neemt technische en organisatorische maatregelen die zijn afgestemd op de aard van de verwerking en de risico's.

Vragen of klachten?

Neem contact op via ons contactformulier of info@myshiftpilot.nl. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. We kunnen deze verklaring wijzigen wanneer onze verwerking verandert; dan werken we versie en datum bij.