Privacy
verklaring

Wie zijn wij?

MyShiftpilot is een vennootschap onder firma (vof) die software ontwikkelt en exploiteert voor personeels- en dienstroosterplanning. MyShiftpilot is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 99920360. Vestigingsadres: Jozef Israëlslaan 2, 3735 LN Bosch en Duin, Nederland. Privacyvragen kunt u sturen naar info@myshiftpilot.nl.

Onze verschillende privacyrollen

Voor onze eigen website, aanmeldingen, contactverzoeken, beveiliging en eigen klantadministratie bepaalt MyShiftpilot zelf waarom en hoe persoonsgegevens worden verwerkt. Voor deze verwerkingen is MyShiftpilot verwerkingsverantwoordelijke.

Wanneer een klantorganisatie MyShiftpilot gebruikt om gegevens van eigen medewerkers te verwerken voor personeels- en roosterplanning, verwerkt MyShiftpilot die gegevens doorgaans in opdracht van die klantorganisatie. In die situatie is de klantorganisatie verwerkingsverantwoordelijke en is MyShiftpilot verwerker, voor zover de feitelijke verwerking daarmee overeenkomt.

Welke gegevens verzamelen wij?

• Bij een pilotaanvraag en contactverzoek kunnen we gegevens verwerken zoals naam, zakelijk e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam, vestigingsplaats, teamgrootte, type horecabedrijf, informatie over de huidige manier van roosteren, de beschreven roosteruitdaging, berichtinhoud en bron van de aanvraag.
• Bij accounts: naam, e-mail, account-ID, organisatie, rol of rechten, instellingen en authenticatie- of sessiegegevens.
• Bij gebruik van geactiveerde pilotfunctionaliteit verwerken we gegevens die nodig zijn voor de afgesproken roosterworkflow, zoals medewerkersnamen, rollen of functies, beschikbaarheid, diensten en roosterinformatie. Andere gegevenscategorieën verwerken we alleen wanneer de betreffende functionaliteit voor de klant is geactiveerd en daar passende afspraken voor gelden.
• Technische gegevens zoals IP-adres, user-agent, timestamps, audit- en securitylogs en technische requestinformatie.
• Alleen wanneer VICTOR voor een klant is geactiveerd, kunnen een vraag en relevante context uit MyShiftpilot worden verwerkt om informatie, een samenvatting of suggestie te genereren.

Waarvoor gebruiken wij uw gegevens?

• Pilotaanvragen en contactverzoeken: om een aanvraag te beoordelen, contact op te nemen, zakelijke vragen te beantwoorden en, wanneer beide partijen een pilot willen starten, de afspraken en inrichting daarvan voor te bereiden. We leggen de inzending vast in onze intakeregistratie en sturen de volledige ingevulde inhoud per e-mail naar onze zakelijke mailbox, zodat de daarvoor verantwoordelijke personen het verzoek kunnen behandelen en opvolgen. Voor een pilotaanvraag is de grondslag het op uw verzoek nemen van precontractuele maatregelen. Voor overige zakelijke contactverzoeken en verwerking namens een organisatie is de grondslag ons gerechtvaardigd belang om het verzoek zorgvuldig te beoordelen, te beantwoorden en te administreren.
• Dienstverlening en accounts: om afgesproken dienstverlening te leveren en beheren. Grondslag: uitvoering van afspraken met een klant en/of ons gerechtvaardigd belang om gebruikers van die zakelijke klant toegang te bieden.
• Beveiliging: om misbruik te voorkomen, incidenten te onderzoeken en de integriteit van systemen te bewaken. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij beveiliging.
• Wettelijke administratie: voor zover nodig om aan een wettelijke verplichting te voldoen.

Wanneer een veld in een formulier als verplicht is gemarkeerd, hebben we die informatie nodig om het betreffende verzoek of de aanvraag te kunnen behandelen. Zonder die gegevens kunnen we het verzoek mogelijk niet verwerken. Vermeld in vrije tekst geen bijzondere persoonsgegevens of andere gegevens die niet nodig zijn voor uw verzoek.

Waar komen gegevens vandaan?

We ontvangen gegevens rechtstreeks van u, van de klantorganisatie die een account of medewerker beheert, of uit een gekoppelde externe dienst wanneer die koppeling door een bevoegde gebruiker daadwerkelijk is geactiveerd. We kopen geen persoonsgegevens voor de website of aanmeldingen in.

Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Ruwe pilotaanvragen en contactverzoeken bewaren we maximaal 90 dagen in de actieve intakeregistratie. Van iedere succesvolle inzending staat daarnaast de volledige ingevulde inhoud in onze zakelijke mailbox. Afgehandelde formulieraanvragen bewaren we ook daar maximaal 90 dagen. Minimaal eenmaal per maand verwijderen we afgehandelde aanvragen die ouder zijn dan 90 dagen en, waar mogelijk, ook uit verwijderde items of de prullenbak. Zolang een aanvraag nog actief wordt opgevolgd, bewaren we de daarvoor noodzakelijke e-mail en correspondentie tijdens die behandeling. Wordt een inzending onderdeel van een pilot- of klantrelatie, dan bewaren we binnen de klantadministratie alleen de correspondentie die daarvoor noodzakelijk is. Verwijderde gegevens kunnen nog tijdelijk voorkomen in afgeschermde back-ups; die worden volgens het roulerende back-upschema overschreven, niet voor andere doelen gebruikt en bij herstel opnieuw aan de geldende verwijderregels onderworpen. Andere account-, beveiligings- en klantdata bewaren we volgens de voor die verwerking vastgestelde termijn of criteria. Klant- en medewerkersdata die wij als verwerker verwerken, behandelen we volgens de afspraken met de klantorganisatie.

Delen wij uw gegevens?

De volledige inhoud van een online pilotaanvraag of contactverzoek wordt verwerkt via onze leveranciers voor hosting, database en zakelijke e-mailbezorging en -opslag. Binnen MyShiftpilot is die inhoud alleen bestemd voor de personen die het verzoek moeten behandelen of opvolgen. Andere categorieën ontvangers kunnen beveiligings- of loggingleveranciers, professionele adviseurs en autoriteiten zijn wanneer verstrekking wettelijk verplicht is. Een externe AI-provider of kalenderprovider ontvangt alleen gegevens wanneer die integratie is geactiveerd. Wij verkopen persoonsgegevens niet. Als persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, beoordelen we welke juridische waarborg voor die doorgifte vereist is en leggen we de benodigde afspraken vast.

Uw rechten (AVG/GDPR)

• Inzage: u kunt opvragen welke gegevens wij van u hebben
• Correctie: u kunt onjuiste gegevens laten aanpassen
• Verwijdering: u kunt vragen uw gegevens te wissen
• Bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen
• Overdraagbaarheid: u kunt een export van uw gegevens opvragen

U kunt ook beperking van verwerking vragen, toestemming intrekken wanneer die de grondslag is, en bezwaar maken. Stuur een verzoek naar info@myshiftpilot.nl. We behandelen privacyverzoeken binnen de termijnen die de AVG daarvoor voorschrijft. Bij gegevens die een klantorganisatie via MyShiftpilot verwerkt, kan die klantorganisatie verwerkingsverantwoordelijke zijn; wij ondersteunen die klant waar nodig.

Geautomatiseerde besluitvorming

VICTOR is bedoeld om informatie, samenvattingen en suggesties te geven. Het activeert geen autonome acties in MyShiftpilot en neemt geen besluit over een medewerker. De klantorganisatie en bevoegde gebruiker blijven verantwoordelijk voor ieder rooster- of werkgeversbesluit.

Cookies

Voor technische werking kunnen noodzakelijke cookies of browseropslag worden gebruikt, bijvoorbeeld voor sessies, authenticatie of technische configuratie. Persoonsgegevens uit mislukte contact- of aanmeldformulieren worden niet als fallback in localStorage opgeslagen. Niet-noodzakelijke tracking wordt niet vóór de vereiste toestemming geactiveerd.

AI en beveiliging

MyShiftpilot en VICTOR zijn ontworpen als ondersteuning bij planning en informatievoorziening. AI-uitkomsten moeten waar nodig door een gebruiker worden gecontroleerd. Een externe AI-koppeling is alleen aan de orde wanneer deze technisch is geactiveerd; voer geen bijzondere persoonsgegevens of onnodige medewerkerscontext in een AI-vraag in. MyShiftpilot neemt technische en organisatorische maatregelen die zijn afgestemd op de aard van de verwerking en de risico's.

Vragen of klachten?

Neem contact op via ons contactformulier of info@myshiftpilot.nl. U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. We kunnen deze verklaring wijzigen wanneer onze verwerking verandert; dan werken we versie en datum bij.